Inducción a la contabilidad de costos para empresas
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Tener información financiera comprensible es fundamental para el buen manejo de una empresa, de lo contrario podrían existir errores o faltantes que con el tiempo puedan ir afectando la estabilidad de tu negocio. Además, las cuentas claras permiten una mejor toma de decisiones, aumentan tu eficiencia empresarial y optimizan tu estrategia comercial. 

Es probable que pienses que tu empresa no necesita cambiar a un sistema automatizado para llevar la contabilidad porque todavía es pequeña, pero cuanto más rápido realices el cambio, será más sencillo el proceso. A continuación te contamos algunas de las razones por las que consideramos que un software de contabilidad es mejor que Excel.

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1. Centraliza el proceso

Aunque en teoría puede parecerte más sencillo utilizar Excel, porque en la mayoría de casos es un programa que ya tienes disponible, lo cierto es que los registros que crees en Excel son menos estables que los que podrías generar en un programa de contabilidad. 

Cada vez que envías o respaldas un archivo de contabilidad hecho en Excel, estás comprometiendo la información que otras personas pueden añadir posteriormente a haberlas recibido. Si los cambios de terceros no se envían a la base de datos principal, corres el riesgo de perder información valiosa. Además, estás complicando la labor de quien vacía los datos, ya que tendrá que cotejar todas las versiones disponibles de un archivo para verificar que esté registrada toda la información externa. Al utilizar un programa de contabilidad no habrá necesidad de hacerse cargo de comparar la información de múltiples versiones, porque la base de datos central estará disponible para todos y será el único lugar en el que se vacíe la información. 

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 2. Aumenta la seguridad del proceso

No solo es complicado cotejar la información de todos los cambios que se pueden realizar en los documentos que registran los movimientos contables, también existe la posibilidad de que haya personas que cometan modificaciones para realizar fraudes; por ello, será más difícil rastrear todos los cambios y movimientos realizados. Esto probablemente no ocurrirá cuando utilices un software contable porque toda tu información estará en un solo lugar, y desde allí también podrás monitorear en manera detallada todas las modificaciones.

3. Optimiza la contabilidad y los procesos fiscales

El proceso en una hoja de cálculo puede ser mucho más complejo, sin importar que un contador o un colega de tu empresa con una formación especializada lleve la contabilidad. Requiere la configuración de fórmulas y de procesos de verificación del funcionamiento para brindar un buen rendimiento. Al adoptar el uso de un software, podrás notar que habrá una optimización de las tareas del equipo o la persona a cargo de la contabilidad, que les permitirá rendir de mejor manera. Además, la realización de las tareas fiscales que deba presentar tu empresa también será más sencilla gracias a la optimización de todo el proceso contable.

4. Facilita la adaptación a cambios imprevistos

Imagina que dos días antes de presentar una declaración tienes que agregar movimientos nuevos a los datos de contabilidad del mes. Resulta que no puedes hacerlo porque antes necesitas crear otra fórmula para que la información vaciada se procese de manera adecuada. Aunque tal vez se pueda realizar ese cambio de último momento, probablemente tendrás bajo tensión a quien esté a cargo de la contabilidad. 

Con el uso de un software de contabilidad, realizar cambios para obtener resultados precisos es mucho más sencillo que con una tabla de Excel, porque es más intuitivo. Por ello, cualquier adaptación podrá hacerse de manera más rápida y eficaz.

5. Simplifica el proceso de creación de reportes financieros

Muchos programas de contabilidad ofrecen el servicio de creación de reportes financieros y esto, en definitiva, es una característica que nunca obtendrás de Excel. Aunque ningún reporte es infalible, este tipo de documentos te serán de mucha utilidad para contrastar o complementar los análisis que realicen las personas a cargo del departamento de finanzas de tu empresa.

6. Potencia el desarrollo de tu empresa

Si eres dueño de una microempresa probablemente no te enfrentas a cálculos complicados ni a cantidades de ventas y compras de insumos exageradas. Pero si eres dueño de una empresa mediana, que va en camino de ser grande y consolidarse, tal vez comiences a enfrentarte a un volumen de información que puede llegar a ser insostenible, incluso para un equipo especializado en la contabilidad. 

Es cierto que podrías resolver el problema expandiendo al equipo a cargo, pero también podrías implementar el uso de un software de contabilidad que volvería más manejable el volumen de información.

7. Disminuye las probabilidades de errores

De la mano con el punto anterior, realizar cálculos de manera manual (hasta por un contador profesional) implica que haya más errores que los que tendrías si utilizas un software de contabilidad.  Aunque pueda parecerte que el trabajo de quienes vacían información es sencillo, lo cierto es que, al ser una actividad repetitiva, también implica un grado de dificultad que puede conducir a errores. Al paso del tiempo, la acumulación de fallas puede perjudicar de manera importante a tu empresa. Si confías los procesos más repetitivos a un software, la persona o personas a cargo podrán enfocarse mejor en aquellas tareas que sí requieren procesos complejos.

Por eso es importante que conozcas las ofertas que hay en el mercado y elijas la solución que mejor se acomode a tus necesidades. Para que el proceso sea más sencillo. << Conoce como eliminar los errores y mejorar tus procesos contables [Descarga la guía completa gratis] >> 


Claudia Panameño
3 May, 2021
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